4 Peran Penting Resepsionis yang Perlu Diketahui
Resepsionis merupakan peran yang sudah sangat lumrah ditemui, terlebih di industri yang mengedepankan hospitality seperti perhotelan dan restoran. Tidak hanya di hotel dan restoran, resepsionis juga kerap kali dibutuhkan di lobi depan perkantoran. Pekerjaan sebagai resepsionis dalam perkantoran dinilai penting karena resepsionis adalah “wajah” terdepan dari sebuah kantor.
Seorang resepsionis memiliki kewajiban untuk menjaga image kantor dan mewakili keramahan pelayanan suatu tempat. Oleh karena itu, seseorang yang bekerja sebagai resepsionis bukanlah dipilih secara sembarangan, melainkan mereka harus memiliki profesionalitas.
Dalam mengemban tugas dan pekerjaannya, berikut adalah beberapa tanggung jawab yang diemban oleh seorang resepsionis
- Menerima dan Menyambut Tamu
Meskipun terdengar mudah, tugas menyambut tamu juga memiliki hal-hal penting yang harus diperhatikan oleh resepsionis. Resepsionis harus selalu dalam keadaan siap selama jam tugasnya agar semua tamu dapat tersambut dengan baik. Selain itu, resepsionis juga harus siap menjalankan senyum, salam, dan sapa agar tamu dapat merasa senang disambut dengan keramahan. Proses penerimaan dan penyambutan tamu oleh resepsionis merupakan langkah paling pertama yang dirasakan oleh tamu ketika memasuki kantor, hotel, atau restoran. Oleh karena itu, impresi pertama muncul di tahap ini yang berarti sikap resepsionis sangat mencerminkan image kantor di mata tamu. - Melayani Kebutuhan Tamu
Selain menerima dan menyambut tamu, resepsionis juga berperan menanyakan keperluan dan kebutuhan tamu. Setelah mengetahui keperluan dan kebutuhan tamu, resepsionis berperan untuk menyediakan kebutuhan mereka atau mengarahkan tamu kepada bagian terkait. Hal ini menjadikan resepsionis berperan sebagai jembatan pertama yang menghubungkan antara tamu dan bagian-bagian dalam kantor. - Menerima dan Meneruskan Telepon
Nomor telepon kontak perusahaan yang tertera untuk diakses umum biasanya diletakkan di meja resepsionis. Oleh karena itu, sebagai pintu pertama dalam kontak telepon, resepsionis harus dapat mengerti cara menerima telepon dengan baik. Dalam menerima telepon yang baik, mencakup etika berbicara dalam telepon, nomor ekstensi untuk meneruskan panggilan kepada pihak terkait, hingga protokol pencatatan telepon masuk untuk arsip data. - Menerima dan Meneruskan Kiriman/Paket
Selain menerima dan meneruskan panggilan telepon, sebagai gerbang utama kantor resepsionis juga bertugas untuk menerima dan meneruskan kiriman. Dalam menerima kiriman atau paket, resepsionis bertugas memeriksa alamat pengiriman, apakah sudah benar atau belum serta keberadaan pihak atau divisi yang tercantum dalam paket. Setelah itu, resepsionis bertugas untuk menghubungi pihak terkait untuk mengonfirmasi kedatangan kiriman dan meneruskan kiriman tersebut.
Dengan tugas yang sebagian besar bertumpu pada komunikasi, seorang resepsionis tentunya harus menguasai kemampuan komunikasi yang baik. Seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan untuk mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah.
Baca Juga : Simak! 10 Prospek Kerja Jurusan Farmasi Di Indonesia
Kemampuan ini penting agar tamu merasa nyaman diperlakukan dengan ramah, jelas dalam menerima instruksi, serta memaklumi apabila kebutuhannya tidak dapat terpenuhi.
Selain kemampuan untuk berkomunikasi yang baik, seorang resepsionis juga harus berbekal pengetahuan umum dan khusus yang cukup agar dapat memberi pelayanan berupa solusi sementara kepada tamu sebelum akhirnya diteruskan pada pihak terkait yang lebih mengerti.